Na nova realidade de trabalho, verifica-se que não importa onde as pessoas estão e a construção de uma sala de reunião para esse novo normal envolve ter uma infraestrutura de comunicação eficiente, com áudio e vídeo de qualidade que garantam a comunicação eficiente das equipes. Na dinâmica do mundo de hoje com mudanças rápidas e constantes, as formas tradicionais por texto – seja por e-mail, seja  por grupos de bate-papo – não trazem uma comunicação síncrona para todos “estarem na mesma página”.

O áudio – microfone e alto-falante – deve promover captação do som de todas as pessoas presentes na sala, de forma uniforme sem a necessidade de as pessoas levantarem seu tom de voz (gritar) e sem ruídos estranhos à comunicação – tais como chiados, eco ou reverberação.
A imagem captada e transmitida deve ter resolução suficiente para que todos possam visualizar apresentações seja numa tela de projeção ou TV para as pessoas presentes na sala, seja na tela de seus computadores.

Cada tipo de ambiente físico de reunião – mesas retangulares tradicionais, mesas em U, mesas e poltronas em um espaço mais descontraído – demanda um projeto distinto para escolha de melhores soluções para captar o som e a imagem a serem transmitidas para os ouvintes online. 
Existem também no mercado diversas plataformas de software para videoconferência. Cada plataforma apresenta recursos distintos e hardwares distintos. A escolha da plataforma envolve definir quais os recursos necessários e qual o objetivo principal: comunicação interna entre equipes ou comunicação externa com clientes e fornecedores.

O apoio de especialistas nessas questões auxilia muito nas escolhas para fazer um investimento que trará retorno e eficiência na comunicação empresarial.

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